Dalle soluzioni di Customer Relationship Management agli Enterprise Resource Planning fino ai software di Project management, oggi grazie alle tecnologie informatiche è possibile automatizza e quindi ottimizzare il lavoro in azienda.
Il tema delle risorse da destinare all’IT non è di semplice gestione in particolare nelle PMI italiane, mediamente poco digitalizzate (soprattutto al sud) e con poco budget da investire. In più, la crisi economica degli ultimi anni non ha aiutato in questo senso.
Tuttavia, la rivoluzione infrastrutturale avvenuta nel mondo del software, che ha convertito modelli client-server in modelli cloud praticamente in quasi tutti i settori, ha reso possibile un accesso facilitato, sia dal punto di vista gestionale che economico, a determinati strumenti fino a poco tempo fa preclusi alle piccole aziende, che possono ora ottimizzare i processi di lavoro con investimenti limitati.
Vediamo, andando per aree di interesse, alcune soluzioni che possono darvi una mano ad automatizzare e quindi migliorare il vostro lavoro in azienda grazie al supporto della tecnologia. Strumenti di semplice utilizzo, facilmente accessibili e con costi contenuti grazie al modello SaaS (software ad a service), in altri termini “on demand”: i servizi si pagano al consumo, senza importanti costi di set up.
Un consiglio importante: anche quando si parla di software open source, quindi con licenza di libero utilizzo, considerate sempre che possono essere necessari dei servizi professionali da parte di società specializzate che vi aiutino a configurare il sistema in base alle vostre esigenze. Open source non significa gratis, significa soltanto che non dovrete acquistare licenze software e che tali licenza non andranno pagate ogni anno come per il software proprietario.
Customer relationship management
Con importanti effetti nelle aree marketing e vendite, utilizzare un CRM può darvi seriamente una mano a tenere sotto controllo l’andamento delle vendite e orientare di conseguenza il rapporto con i vostri clienti, potenziali e attivi.
Di soluzioni CRM ne esistono molte, dalle più semplici alle più complicate. Qui ve ne segnaliamo 2:
- SugarCRM: un grande classico, da anni sul mercato, ora anche in versione cloud a tariffe sotto i 50€ per utente/mese. Ci sono molte società in grado di distribuirlo e di darvi supporto in italiano, cercate su Google quella che preferite
- ZenCRM: piattaforma pensata per grandi aziende e riportata poi alle esigenze delle PMI, è sviluppata in Italia ed è disponibile in versione cloud a costi mensili per utente. Prevede l’integrazione con un modulo di gestione documentale che vi aiuterà a gestire offerte economiche, contratti e fatture.
Unified communication
Esistono sistemi integrati che vi consentono di gestire la comunicazione a 360°: dalle videochiamate alle web conference, dall’instant messaging alle email. Anche se non siete una multinazionale con sedi in tutto il mondo potreste aver bisogno di un sistema simile per relazionarvi al meglio con i vostri partner o clienti. Ve ne consigliamo 2:
- Zimbra è uno dei più diffusi sistemi di email collaboration: significa che oltre a gestire le vostre email vi offre funzioni aggiuntive a supporto del vostro lavoro quotidiano
- Sonicabox è una piattaforma che unisce funzioni di unified communication alla connettività internet e ai servizi di telefonia. Pensata per le PMI, offre in un’unica soluzione moltissime funzionalità a costi contenuti.
Project management
Un tempo c’era solo Project di Microsoft, ora invece il project management si è sdoganato ai più ed esistono tantissime soluzioni anche per le PMI. Se pensate sia arrivato il momento di abbandonare carta e penna allora provate una di queste soluzioni in versione cloud accessibili anche da mobile. Ve ne suggeriamo 2:
- Trello: è la più usabile ed è completamente gratuita. Si basa su un sistema di liste e cose da fare gestite in maniera destrutturata
- Asana: più complessa, è una specie di social network per la gestione dei progetti aziendali.
Social Media Management
Se pensate che per gestire i vostri canali social basti un account personale beh, vi sbagliate: per automatizzare la pubblicazione e il monitoraggio dei vostri post su Facebook, Twitter o instagram ci sono strumenti che possono aiutarvi. Ce ne sono moltissimi con molte varianti tra loro, ve ne suggeriamo 2:
- Hootsuite: dalla versione free a quella enterprise, potete gestire in contemporanea vari account social e più di 35 social network. Uno strumento indispensabile già se gestite più di 3 pagine social.
- Tweetdeck: fornita da Twitter, è completamente gratuita. È una specie di wall con il riepilogo di tutti i vostri account Twitter e i report in tempo reale di cosa sta accadendo.
ERP e simili
Più noti come gestionali (anche se non sono esattamente la stessa cosa) sono i sistemi che ci consentono di automatizzare la contabilità, magazzino, fatturazione della vostra azienda. Un tempo riservati solo alle grandi aziende, esistono ora anche in versione pop per le PMI e spesso open source. Ve ne suggeriamo 2:
- Odoo: ERP opne source, con comunità di sviluppo anche in Italia. Occhio questo aspetto: gestendo la fiscalità il sistema deve essere comliant con le normative nazionali
- Vienna: un open ERP distribuito anche in Italia, che integra anche funzionalità CRM.
Infine, per chi di voi utilizza i fogli Excel per qualsiasi cosa e non vuole ancora abbandonarli, c’è una startup che si chiama ShareXLS: il loro software vi consente di portare la vostra knowledge base in excel su cloud, e renderla così fruibile da tutti e modificabile in contemporanea. Una soluzione semplice per ottimizzare il vostro lavoro quotidiano in azienda e migliorare le performance!