Per molte aziende le trasferte dei collaboratori rappresentano una voce di costo notevole.
Cercare di risparmiare su voli e hotel è importante per restare nei budget annuali previsti, ma al tempo stesso va garantito il massimo della comodità alle proprie persone. Ciò contribuisce a mantenere alta la loro soddisfazione nei confronti dell’azienda e l’efficienza operativa durante la trasferta, in quanto un viaggio confortevole permette ai trasferisti di arrivare a destinazione più rilassati ed essere immediatamente operativi.
Raggiungere un buon equilibrio tra risparmio e comfort, tra esigenze dell’azienda e soddisfazone dei trasfertisti non è un obiettivo impossibile da raggiungere e può essere realizzato applicando alcuni semplici e strategici accorgimenti.
Programmare i viaggi in modo anticipato
Il costo di voli e hotel può variare di molto, in funzione del tempo di avvicinamento alle date del viaggio. Quando è possibile, prenotare in anticipo i biglietti aerei, la sistemazione alberghiera e i mezzi per gli spostamenti in loco, permette di risparmiare notevolmente sulla spesa complessiva. Inoltre, una buona pianificazione consente di pianificare lo svolgimento delle attività dell’azienda durante l’assenza di alcune persone, ridistribuendo le mansioni, organizzando i passaggi di consegne, garantendo la copertura in sede.
Condividere le informazioni con i collaboratori
Spesso, nelle comunicazioni relative alla trasferta, vengono offerte dall’azienda ai collaboratori solo le informazioni fondamentali, mentre può essere utile far conoscere eventuali benefit a cui hanno diritto, durante il volo, in aeroporto o presso l’hotel. Inoltre, la procedura di approvazione della trasferta deve essere comunicata in modo chiaro, stabilendo dei massimali di spesa per voli, autonoleggio, sistemazioni alberghiere, pasti ed extra, così come vanno create e divulgate delle linee guida per l’eventuale utilizzo di sistemi di prenotazione per le varie voci previste dalla trasferta.
Valutare gli extra-costi dei voli
Quando si prenotano i voli, occorre fare attenzione ai costi non inclusi, specialmente quando le tariffe sono molto vantaggiose. Tanti siti offrono tariffe convenienti, che nascondono però vari supplementi, che alla fine possono incidere di molto sulla spesa finale. Un altro elemento da considerare sono i lunghi tempi di scalo tra un volo e l’altro, spesso presenti nelle tariffe più economiche, che, oltre a rendere più stressante il viaggio, possono far levitare i costi per l’aggiunta di pernottamenti intermedi.
Prenotare una camera “business-friendly”
La tipologia di camera scelta per la trasferta dovrebbe tenere conto della finalità professionale del viaggio. Servizi come il wi-fi e il transfer da e per l’aeroporto sono importanti. Molti hotel li includono nella tariffa proposta, che magari in apparenza è più cara, ma che alla fine potrebbe risultare la più conveniente. Nella scelta della camera più idonea, esattamente come per il volo, non va quindi solo considerato il prezzo in sè, ma anche quali sono i benefit extra o inclusi.
Creare una procedura di approvazione pre-trasferta
Un altro accorgimento utile per permettere all’azienda di ridurre i costi per le trasferte è creare un sistema di approvazione delle spese prima del viaggio stesso. Ciò è realizzabile adottando delle piattaforme di pagamento virtuale, con vari livelli di approvazione, così da ridurre al minimo i costi per un’ipotetica successiva cancellazione.
Ottimizzare la nota spese
Gli extra-costi durante la trasferta possono incidere notevolmente sulla nota spese. Parcheggi, consumazioni del minibar, pasti non previsti e mance, spesso, non sono considerati nel conteggio iniziale e modificano negativamente la spesa preventivata dall’azienda. L’utilizzo di sistemi di pagamento digitali permette di tracciare in tempo praticamente reale questi costi, aiutando a restare nel budget previsto.
Aumentare la produttività del viaggio
Una trasferta ben organizzata è quasi sempre un’esperienza piacevole per il collaboratore coinvolto. Se la pianificazione e i costi relativi ai giorni fuori sede sono ben gestiti e a totale carico dell’azienda, questi sarà più ben disposto nei confronti del viaggio, e si dimostrerà più rilassato e produttivo.
Migliorare la qualità della trasferta
Premiare le persone che ottimizzano i costi durante la trasferta permette di valorizzarne il contributo al buon funzionamento dell’azienda, incentivando i colleghi a seguire il loro esempio. Un buon modo per gratificare questi collaboratori virtuosi è offrire dei benefit extra da sfruttare durante il viaggio d’affari.
In conclusione, possono esserci molti modi per risparmiare sui viaggi business: è sufficiente essere attenti ad alcuni aspetti e pianificare per tempo le attività.
L’importante è sempre tenere conto del benessere dei collaboratori, come prima e più importante risorsa dell’azienda.
