Il meeting è un valido strumento di comunicazione che, per essere efficace, deve rispettare alcune regole fondamentali. Vediamo quali.
1. Definire gli obiettivi del meeting e allocare il budget
Non si può organizzare un evento senza cercare di prevedere quali saranno i rientri, sia in termini di nuovi clienti sia in termini di contratti. Anche perché, in base ai risultati che si vogliono raggiungere, servirà un piano d’azione che impegnerà delle risorse, e bisogna sapere quanto si spenderà ed in che cosa, allocando quindi con precisione il budget, imprevisti compresi.
2. Scegliere la location e definire una data
Poi bisogna scegliere la location. È una cosa che va fatta in dipendenza del tipo di evento che si andrà ad organizzare, del tipo di prodotto e dei risultati che si vogliono conseguire. E anche della quota del budget che le è stata destinata. Può essere una sala congressi come un giardino storico. La data invece va scelta anche in funzione dei tempi che occorrono per completare l’invio degli inviti e la preparazione dell’evento.
3. Stabilire l’ordine del giorno
Il meeting è un momento d’incontro che deve rivelarsi produttivo e interessante. Il suo obiettivo deve essere chiaro, e ben inserito in un ordine del giorno da riportare sugli inviti, con orario, tema e relatore. Bisogna anche dare spazio agli interventi del pubblico, sempre pieni di suggerimenti preziosi e di domande interessanti, e non dimenticare di scandire la giornata con dei coffee break.
4. Mandare gli inviti e promuovere l’evento
Una volta stabilito l’ordine del giorno bisogna stampare gli inviti e stilare una lista di persone a cui spedirli. Non è la sola operazione da fare per promuovere l’evento, ma è certamente quella fondamentale, proprio perché sugli inviti ci sono i dettagli del meeting, compresa l’eventuale presentazione delle novità. Lo stesso invito infatti potrà anche essere pubblicato sui social, o inserito negli articoli promozionali sul web.
5. Allestire la sala meeting
L’allestimento della sala meeting è fondamentale, perché il suo impatto positivo deve creare empatia. Spazio, luci, colori e un tavolo per i relatori organizzato puntigliosamente. Sulle postazioni di ciascuno di loro saranno necessari dell’acqua, dei blocchi per prendere nota e delle penne possibilmente personalizzate con il logo aziendale, che, grazie a siti come Axonprofil, possono essere scelte e ordinate tranquillamente online.
6. Predisporre un buffet a fine meeting
Affinché i partecipanti al meeting possano mantenere un buon ricordo, sia dell’evento che dell’azienda, è indispensabile chiudere la serata con un buffet. Qualcosa di leggero e gustoso, che gli ospiti possano consumare velocemente in piedi chiacchierando della giornata. Questo momento è molto delicato, quindi è indispensabile affidarsi ad un catering di qualità per non fare magre figure.
7. Predisporre un sistema per raccogliere dei feedback sull’evento
I feedback dell’evento vanno raccolti a caldo e sono molto importanti, sia perché danno agli ospiti la possibilità di concentrarsi sulla giornata sia perché le eventuali critiche servono a limare le piccole défaillance. Ma il foglio con i feedback è utile anche per raccogliere i recapiti degli intervenuti al fine di poterli ricontattare.
Pochi accorgimenti essenziali
Sono appena sette le regole che bisogna seguire per realizzare un meeting di successo. E il tempo e la pratica dimostreranno che non si può fare a meno di nessuna di esse.