A che punto siamo con la dematerializzazione?

Già da qualche mese è uscito il nuovo CAD – Codice dell’Amministrazione digitale di cui si attendono i nuovi DPCM con le regole tecniche per la conservazione digitale dei documenti informatici. Il prossimo gennaio sarà una data importante per il processo di dematerializzazione degli archivi cartacei in Italia perché sarà possibile la fatturazione completamente elettronica tra privati.
Su questi argomenti abbiamo intervistato Andrea Grilli, ex direttore dell’ARIT – Agenzia Regionale per l’Informatica e la Telematica in Abruzzo – e titolare di E-Promoweb, azienda che eroga consulenza per la dematerializzazione in ambito pubblico e privato.
“A partire dal 12 agosto ed entro 4 mesi l’AGID – Agenzia per l’Italia Digitale – emanerà i nuovi DPCM: uno sul protocollo informatico, uni sui documenti digitali e uno sulla conservazione sostitutiva, in revisione degli ultimi DPCM usciti tra il 2013 e il 2014. Enti pubblici e software houses che producono gli strumenti tecnici per gestire questi processi sono tutti in fervente attesa: ci saranno nuovi requirements e si dovranno aggiornare software e procedure? Alcune PA erano già pronte a partire con una digitalizzazione totale dei flussi documentali, ma non tutte: la situazione italiana è completamente a macchia di leopardo”.

Andrea racconta che recentemente si sono verificati casi di enti pubblici che, in via precauzionale, hanno deciso addirittura di fare un passo indietro e tornare alla conservazione in formato cartaceo per i documenti vitali, ma “i vecchi DPCM sono ancora in vigore e finché ci si attiene a quelli si è in regola”. In Italia esistono oggi circa 70 conservatori accreditati tra pubblici e privati, cui ci si può rivolgere a loro per completare il processo di dematerializzazione – ne abbiamo parlato qui – e finalmente ottimizzare i propri processi e risparmiare sulla gestione degli archivi cartacei. “Si perché i casi sono due – continua Andrea: c’è la dematerializzazione degli archivi cartacei e poi c’è la gestione di archivi digitali dalla nascita alla conservazione. Si sta cercando di arrivare a questo anche nel settore privato con la fatturazione elettronica facoltativa tra privati (già obbligatoria tra PA e tra privati e PA), che entrerà in vigore dal prossimo gennaio, ma io non credo ci saranno grandi cambiamenti. Per i privati l’unico incentivo sono le agevolazioni burocratiche mentre il vero motore che spinge all’azione è solo il risparmio dei costi di gestione della carta, a meno che non siano già attive delle pratiche virtuose di gestione documentale elettronica”.
Ricordiamo che l’Italia è uno dei paesi che detiene il maggior numero di metri lineari di documenti cartacei e uno dei sistemi burocratici più complessi, ed è proprio per questo uno dei paesi più attenti al tema della conservazione delle memorie digitali: la dematerializzazione si pone come elemento strategico non solo nell’erogazione di servizi avanzati e di qualità ai cittadini, ma anche come strumento per la conservazione della propria memoria storica. Gli archivi sono beni culturali a tutti gli effetti, soggetti alla normativa di tutela prevista dal Codice dei beni culturali.