Chi di voi sa gestire bene una riunione?
In molti odiamo i meeting perché li percepiamo come perdite di tempo spesso poco proficue: si devia facilmente dall’argomento principale, nella discussione vengono fuori le diverse personalità dei partecipanti e non sempre si riescono a raggiungere risultati concreti.
Di seguito vi diamo qualche suggerimento per gestire al meglio le riunioni, stando alle indicazioni di chi dei meeting ha fatto una delle leve del proprio modello organizzativo.
Regole generali per gestire bene una riunione
Il facilitatore ha il compito di gestire la riunione
Un ruolo fondamentale, che deve assicurarsi di poche ma indispensabili cose: che si parli uno alla volta e che nessuno interrompa l’altro, riportando il focus sui punti all’ordine del giorno quando necessario. Il facilitatore è il “capo” della riunione a tutti gli effetti.
Il segretario ha il compito di documentare la riunione
Siamo convinti di aver seguito e capito tutto, ma in realtà ognuno di noi ha interpretato la discussione a modo proprio, focalizzando la propria attenzione su alcune cose in particolare. Il segretario ha il compito di documentare in maniera oggettiva quanto emerso durante la riunione, e condividere il verbale con tutti i presenti.
Ogni riunione inizia con un check-in
Ogni partecipante conferma la propria presenza mentale, oltre che fisica (spesso si leggono email, si mandano messaggi, etc.). Se qualcuno ha qualche rimostranza in particolare come premesse, punti in sospeso o è di cattivo umore, è il caso di dirlo adesso.
Ogni riunione ha un’agenda del giorno
L’agenda degli argomenti da trattare viene fatta prima della riunione, ma può anche essere aggiornata strada facendo. È fondamentale che i punti in discussione riguardino tutti i partecipanti e non solo una parte di essi, e che dopo aver discusso i vari argomenti si decidano insieme delle azioni concrete da compiere.
Ogni riunione termina con un check-out
A questo punto i partecipanti dichiarano che gli argomenti sono stati trattati e che la riunione è chiusa, di comune accordo.
Le riunioni possono essere tecniche o tattiche, operative o strategiche. A seconda del tipo è meglio gestirle in un determinato modo piuttosto che in un altro: facciamo insieme qualche riflessione a riguardo.
Regole specifiche per gestire bene una riunione tecnica
In una riunione tecnica la checklist degli argomenti da trattare prevedrà sicuramente l’aggiornamento su azioni ricorrenti da compiere: in questo caso saranno i diretti responsabili ad intervenire, ma se entreranno nello specifico facendo deviare la discussione sarà meglio che il facilitatore crei una nuova agenda specifica sugli argomenti da trattare ulteriormente.
Nell’esame dei progetti in corso, ognuno di essi viene affrontato in maniera separata. Conviene ricontrollare che i punti emersi nella riunione precedente siano stati risolti prima di chiudere e dare alle persone dei nuovi task sulla base del piano di progetto.
In generale è piuttosto difficile mantenere il focus in una riunione tecnica: è importante far emergere punti da discutere, ma è anche fondamentale seguire l’agenda. Spesso quando si scende molto in dettaglio si perde di vista la visione generale.
Regole specifiche per gestire bene una riunione strategica
Trattandosi di riunioni di alto profilo è fondamentale dichiararne dall’inizio lo scopo e i punti (possibilmente uno solo) da discutere. Se lo scopo della riunione è ridefinire o rivedere una strategia, allora forse vale la pena fare un check sulle responsabilità in carico ai partecipanti: nell’ottica di una nuova strategia alcuni ruoli potrebbero non avere più senso.
I progetti in corso rispondono agli obiettivi dichiarati? Il lavoro che si sta svolgendo sta portando i risultati desiderati oppure no? Se la risposta è no allora è fondamentale scendere di livello e rivedere, a livello operativo, i programmi fatti e le decisioni prese.
Gestire una riunione di alto profilo può essere molto stimolante: il rischio che si corre però è che le riflessioni fatte non siano poi traslate nel modo giusto a livello operativo. È fondamentale quindi, anche qui, documentare e condividere con i livelli più operativi le decisioni prese.