Digital: come dematerializzare un’impresa in poche mosse

Dematerializzare un’ impresa o in generale un’organizzazione: non è una magia di Harry Potter ma un processo piuttosto tecnico che indica non solo la digitalizzazione dei flussi documentali, ma in generale anche uno snellimento e una semplificazione dei flussi di lavoro.
In termini pratici significa:

• ridurre, nei casi migliori quasi eliminare, la produzione di carta
• gestire documenti e informazioni sia in entrata che in uscita con un sistema informatico
• organizzare e automatizzare, quando possibile, i flussi di lavoro proprio a partire dall’organizzazione di documenti e informazioni.

Buone pratiche e prescrizioni di legge che il legislatore sta spingendo già da qualche anno sia per gli enti pubblici che per le imprese private: pensate che il primo passo di una semplificazione amministrativa ancora in corso venne proprio dalle leggi Bassanini che, tra il 1997 e il 1998 diedero un forte impulso alla semplificazione amministrativa della pubblica amministrazione. Altro caposaldo del processo di dematerializzazione, anche questo ancora in corso, è stato il DPR445/2000 o Testo unico sulla documentazione ammnistrativa: è qui che si fissano i parametri dell’autocertificazione, del protocollo informatico e della gestione integrata dei flussi documentali. La terza colonna portante è stato il CAD – Codice dell’amministrazione digitale, che vide la luce nel 2005 come corpo organico di disposizioni per l’introduzione dell’informatica nella pubblica amministrazione e che ha subito numerosi aggiornamenti, non ultimo la prossima emanazione di ulteriori DPCM a regolamentazione di procedure e prassi.
Ma in che cosa consiste esattamente la dematerializzazione, e quali vantaggi possiamo trarne per il nostro lavoro quotidiano? Vediamo meglio di cosa si tratta, ma prima una premessa: dematerializzare, o come anche si dice digitalizzare, non significa semplicemente trasformare un documento cartaceo in un formato digitale ma significa implementare una serie di prassi, sistemi informatici e organizzazioni interne che consentiranno a voi e ai vostri interlocutori di semplificare procedure e ottimizzare le performances.

Dematerializzare la vostra impresa per avere più informazioni

• Reperibilità: avere documenti e informazioni in formato elettronico li rende automaticamente più reperibili, perciò meno tempo impiegato a cercare tra email, le cartelle di sistema sul computer, etc. Ricordate che il concetto di Ipertesto nasce sul web: nuove catene di significati si creano al di là dei legami fisici e di prossimità tra persone e informazioni.

Esempio: la digitalizzazione dell’archivio fotografico di una casa editrice, che può impostare criteri di ricerca a partire dal sistema di archiviazione e scoprire, grazie alla catalogazione, nessi prima nascosti tra i propri materiali.

• Velocità: è vero che dovremmo tutti fare quei 10.000 passi al giorno per stare bene, ma perché farli sempre nel tragitto dalla scrivania all’archivio per poi tornare indietro e spesso non aver trovato nulla? Con i sistemi informatici basta un clic e pochi secondi di tempo per trovare un’informazione.

Esempio: la differenza che intercorre tra lo sportello bancario quando chiedete un’informazione e il vostro comune di residenza. La velocità di reperimento delle informazioni dovrebbe essere sempre come nel caso della banca.

• Sicurezza: quante volte vi è capitato di perdere un documento o di sentirvi dire che non è più reperibile? Quante copie degli atti importanti fate ogni volta per paura di perderli? Notai a parte, è indubbiamente più sicuro avere informazioni importanti in formato digitale che non in formato fisico, a patto di adottare le giuste misure di sicurezza: back up su server/supporti dislocati geograficamente, procedure di disaster recovery e, cosa ancora più importante, meccanismi di controllo della persistenza dei dati per evitare l’obsolescenza tecnologica dei formati.

Esempio: sapete esattamente chi fa cosa nel caso in cui perdiate dei dati o vada via la corrente?
 

Dematerializzare la vostra impresa per organizzarsi meglio

• Gestione dei flussi documentali: significa sapere esattamente dove va un documento quando arriva, chi lo lavorerà e che percorso farà, cercando di ottimizzarne il più possibile la lavorazione. Questo meraviglioso risultato si ottiene con l’adozione di sistemi di gestione documentale e di workflow management: ce ne sono molti in commercio per cui trovarli non è un problema, la questione è piuttosto relativa all’organizzazione del lavoro perché probabilmente adottandone uno dovrete cambiare il vostro modo di lavorare. Siete davvero disposti a farlo? (ne avevamo parlato anche qui)
• Conservazione sostitutiva o digitale: a questo punto potete pensare di eliminare tutta quella carta che vi sta attorno (alcune tipologie documentali richiedono anche 10 anni di conservazione) e conservare i vostri documenti esclusivamente in formato digitale. Si può fare già da molti anni, non è una procedura particolarmente costosa né difficile e vi consentirà di risparmiare spazio e tempo, e quindi denaro.

Esempio: pensate alle vecchie cartelle cliniche dei pazienti negli ospedali o alle fatture, che hanno numeri enormi di produzione ma una bassa frequenza di consultazione. Conservarli in formato cartaceo ha dei costi e degli svantaggi enormi.

Dematerializzare la vostra impresa significa risparmiare dei soldi (forse)

Il ROI (Return on Investment) di un investimento sul digitale è un calcolo che ogni azienda o organizzazione deve fare per proprio conto. In questo caso il rientro non è immediato perché i software e i servizi professionali necessari per farli funzionare hanno un costo, ma il rientro vero è nell’ottimizzazione delle risorse. Diciamo che all’inizio c’è una diversificazione dell’investimento (non investite più in carta, armadi per contenerla o magazzini esterni ma in software e spazio su server), che porta con sé una forte ottimizzazione delle risorse, sia economiche che umane.
Infine, il più grande vantaggio si ottiene nel governo dei processi interni ed esterni, e qui i benefici sono incalcolabili.
Pensate al vantaggio nella gestione del cashflow aziendale che deriva dall’integrazione dell’area finance e amministrativa nella gestione del ciclo passivo; oppure a come l’utilizzo di un CRM integrato ai documenti amministrativi può influire sul ciclo attivo e sulla strategia commerciale.
In sintesi, digitalizzare la vostra azienda non è una cosa facile, ma è sicuramente una missione da intraprendere.