Saper organizzare al meglio il proprio lavoro è una prerogativa essenziale per fare in modo che durante le attività quotidiane non si finisca per dimenticare qualcosa di essenziale. Molto spesso infatti non si ha la percezione giusta delle priorità e si finisce per dare la precedenza ad operazioni che invece potrebbero essere svolte in un secondo momento. Il problema principale però, specialmente per chi ricopre ruoli di alto profilo e carichi di responsabilità, è il non dimenticare nulla di ciò che va fatto. Troppo spesso infatti capita che a causa di una mole di lavoro eccessiva, si possa finire per tralasciare qualcosa che invece andrebbe assolutamente portata a termine. Per lavorare al meglio è sempre essenziale avere una scaletta e/o una lista di cose da fare, una sorta di to do list, per usare termini anglossassoni, da cui non si può prescindere durante le attività quotidiane. Costruire un elemento del genere e renderlo parte integrante della propria quotidianità può essere di grande aiuto per organizzare il proprio tempo lavorativo, contribuendo anche in modo significativo ad una crescita professionale articolata. Ma quali sono le tecniche più efficaci e gli strumenti per organizzare al meglio le proprie attività quotidiane? Andiamo ad analizzare nel dettaglio questa tematica, soffermandoci anche sull’utilità di creare una lista delle cose da fare.
Quanto è utile una ‘to do list’ ben fatta
La lista delle cose da fare può sembrare ad alcuni una cosa molto semplice e poco efficace ma al contrario di quanto si possa pensare, è una delle tecniche migliori per evitare di lasciare qualcosa a metà o di dimenticare del tutto un’attività da fare. Si tratta di un metodo sicuramente semplice ma molto funzionale e che richiede uno sforzo minimo, al netto di un ritorno molto importante in termini di produttività e di organizzazione del lavoro. Nell’ambito di una lista delle cose da fare infatti, oltre a stabilire la gerarchia di ciò che va fatto prima e va fatto dopo, si riesce anche ad individuare quelle attività che sono considerate superflue e in questo modo a metterle in secondo piano dando spazio a quelle mansioni che sono considerate strategiche e fondamentali. Lavorando su una lista delle priorità, è facile anche individuare le tempistiche legate ad ogni attività: risulta infatti più facile comprendere quelle che sono le mansioni che occupano più tempo e quelle che invece possono essere portate a termine in modo più rapido. In questo modo si viene a creare una sorta di traccia, una guida da seguire che ordina in modo efficace e funzionale il nostro lavoro.
Gli strumenti per realizzare una lista delle cose da fare
Esistono diversi modi per realizzare una ‘to do list’: ci si può affidare ad una semplice lista scritta sul proprio block notes che riporti le azioni da fare, annotando con un semplice flag quelle già svolte e quelle invece che sono in programma; esistono poi alcuni elementi virtuali, come il calendario delle attività oppure un’app di gestione che può essere facilmente aggiornata tramite il nostro smartphone. Infine segnaliamo il Bullet Journal, un elemento che sta prendendo sempre più piede: si tratta di un’agenda personalizzata, in cui indicare obiettivi, attività e pianificazioni suddivise per importanza o per scansione temporale.
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