La gestione dei pagamenti aziendali è un’operazione ricorrente e inevitabile per chi possiede un’attività e, sempre più spesso, come emerso da una recente indagine sull’argomento, è inefficiente e porta a una notevole perdita di tempo quotidiana.
Analizzando i dati emersi dal Soldo PMI Spend Management Report 2018, infatti, emerge che gli acquisti effettuati dai dipendenti di un’azienda e i relativi processi di controllo e rendicontazione sono tanto macchinosi e time-consuming da impedire spesso che l’acquisto vada a buon fine nei tempi stabiliti o rispetti il limite di spesa inizialmente accordato. Lo studio è stato condotto dall’Istituto Piepoli su 400 PMI italiane e sulle attività finanziarie di queste ultime e dei rispettivi dipendenti, portando alla luce una situazione piuttosto drammatica.
Capi e personale dei reparti amministrativi si sono trovati davanti a varie casistiche, da acquisti per i quali mancava l’autorizzazione ad anticipi di cassa mai arrivati, fino a parti di budget avanzate e mai restituite a chi di dovere dal dipendente in trasferta. Per risolvere questi problemi e provvedere alla corretta allocazione delle spese, chiedersi quanto tempo viene sprecato mensilmente all’interno della propria azienda è un buon punto di partenza. La soluzione per correre ai ripari, infatti, c’è ed è attualmente in crescita esponenziale: si tratta dell’adozione di soluzioni fintech, che, se utilizzate nel modo corretto, hanno un enorme potenziale in termini di semplificazione dei processi di amministrazione delle spese.
Oltre il 60% delle PMI italiane spreca tempo per l’amministrazione interna delle spese
Passando in rassegna più approfonditamente i dati raccolti nello studio, emerge che il 62% delle imprese analizzate ammette di dedicare fin troppo tempo per il controllo delle spese; il 10% delle PMI intervistate, in particolare, impiega fino a 4 ore/mese in questa attività e il 5% arriva addirittura ad investire più di una giornata lavorativa.
In aggiunta a ciò, è stato segnalato un notevole impiego di tempo da parte dei dipendenti per la compilazione di note spese: pare infatti che, in media, ogni mese un dipendente impieghi più di 3 ore per compilare la propria nota spese (spese di viaggio, articoli acquistati per conto dell’azienda, ecc.). Un notevole spreco di tempo e, dunque, di produttività.
Se a queste problematiche si uniscono anche l’uso dei soldi aziendali per acquisti non autorizzati da parte dei dipendenti (succede a 1 dipendente su 5) e la mancata riscossione dell’anticipo di cassa che il lavoratore non utilizza in trasferta, è chiaro come urga la necessità di affidarsi a soluzioni concrete che permettano di gestire e controllare le spese aziendali in maniera pratica e soddisfacente.
Soldo, che ha commissionato il sondaggio da cui abbiamo estrapolato le precedenti informazioni, ha lanciato un sistema di carte prepagate che permette ai dipendenti di effettuare in autonomia le proprie spese, e al reparto amministrativo di tenerle sotto controllo in tempo reale grazie alla dashboard dedicata.
Una gestione semplificata di questo tipo può indurre vantaggi di rilievo, a cominciare dalla riduzione dello stress dei dipendenti e a un aumento della loro fiducia nei confronti dell’azienda, che può tradursi in una crescita della produttività e in una maggiore disponibilità a trasferte lavorative. L’azienda, quindi, oltre a ridurre gli sprechi di denaro potrà contare anche su un uso più produttivo del tempo, dato che le ore dedicate al monitoraggio dei movimenti di denaro e al controllo dei budget subiranno un netto calo grazie all’automatizzazione fornita dal sistema di prepagate Soldo.